Sem delongas, vamos direto à resposta: SIM! Você pode trocar de contador quando quiser. No entanto, é necessário que você verifique alguns parâmetros antes de fazer qualquer alteração.
E é justamente esses fatores a serem analisados que explicaremos com detalhes neste texto. Para isso, fique até o fim e entenda como é possível trocar de contador, por meio dos principais passos a serem tomados para migrar sua contabilidade.
Voltaremos este texto, a priori, para o cenário empresarial, uma vez que a relevância de um contador é fundamental para que o negócio consiga se desenvolver e alcançar lucros dentro dos conformes legais.
Ainda vale lembrar que a contratação de uma contabilidade para empresas não é apenas essencial, como também obrigatória.
Diante disso, esperamos sanar todas as suas dúvidas neste artigo e que você consiga compreender a importância desse processo. Então, vamos à leitura?
Qual é o papel da contabilidade?
Para saber se de fato é necessário trocar a contabilidade, você precisa conhecer qual o papel e a funcionalidade desse serviço. Só assim será capaz de compreender se o seu atual contador está cumprindo com suas obrigações.
O objetivo principal de uma contabilidade é cuidar com zelo e responsabilidade de todas suas obrigações fiscais e trabalhistas. Dentre isso, podemos citar:
- Pagamento de impostos;
- Salários dos funcionários;
- Emissão de folha de pagamento;
- Controle financeiro;
- Orientação do cumprimento das leis e obrigações.
Essas soluções tornam-se mais relevantes quando consideramos o atual sistema tributário brasileiro, que além de ser um dos mais onerosos do mundo, está também entre os mais complexos e burocráticos.
Uma empresa que busca crescer e se desenvolver plenamente precisa entender as principais atribuições e imposições por parte da Receita Federal. Isso se dá na intenção de que o empreendimento não sofra com punições, multas e penalidades, que causam feridas em sua saúde financeira.
Para isso é necessário o apoio de uma contabilidade com profissionais especializados de modo que façam seu negócio prosperar legalmente.
E em um contexto em que a contabilidade assume um papel cada vez mais consultivo, cabe ao empresário entender se as funcionalidades deste serviço estão congruentes com as soluções que o seu negócio demanda.
Leia mais: Diagnóstico empresarial: como a Mercantil atua no seu negócio.
Quando a contabilidade não cumpre seu papel
Dessa forma, então, faz se necessário compreender quando a contabilidade não cumpre com o papel que citamos no tópico anterior. Isso é fundamental para saber a primordialidade em se trocar de contador.
Por mais que haja um elo de confiança entre empresário e contabilidade, isso precisa ser quebrado quando os serviços não estão seguindo seu fluxo de crescimento ou sendo bons o bastante para colaborar com seu desenvolvimento.
É preciso quebrar o vínculo quando passam a ser constantes falhas técnicas, falta de pontualidade com os prazos para pagamentos, erros que originam processos judiciais e passivos trabalhistas.
Para facilitar a compreensão acerca de como os serviços estão sendo prestados, antes de tomar qualquer decisão relacionada à trocar de contador, responda às seguintes perguntas:
- O serviço prestado pela contabilidade não está de acordo com o que seu negócio acredita alcançar?
- O contador não cumpre com os prazos combinados?
- O contador não se atualiza conforme as mudanças na legislação?
- Os sistemas e softwares utilizados estão arcaicos?
- A comunicação entre empresa e contador não está sendo clara?
- O atendimento prestado pelo contador está gerando problemas?
- Há outras situações que incomodam no relacionamento com o contador?
Se a sua resposta for sim para alguma dessas perguntas, pode ser um indício de que haja, de fato, necessidade de você migrar sua contabilidade.
É incomum ocorrer casos que exijam a troca de contador. Justamente por isso, é necessário que haja mais atenção quando existir a necessidade. É comum fazermos vista grossa para situações que acreditamos que não irão ocorrer, mas são esses momentos os que mais requerem cuidados.
O que fazer para trocar de contabilidade?
Agora que você já sabe como identificar o momento certo de trocar de contador, veja a seguir quais são os passos a serem seguidos para fazer a alteração assertivamente.
Procurar um novo contador ou escritório de contabilidade
Antes de mais nada, busque antecipadamente um escritório que siga o modelo de serviço que você almeja. Exponha aquilo que espera que seja cumprido em prol de sua empresa e verifique se esse novo escritório conseguirá cumprir essa demanda.
Cheque se há pendências nas documentações e pagamentos
Pesquise, de forma minuciosa, qualquer pendência que possa ter passado pelo seu contador nos últimos cinco anos e já acerte com o novo escritório as devidas correções.
Faça a solicitação de um relatório com débitos com órgãos municipais, estaduais e federais, dívidas de um modo geral. A garantia de exatidão é maior quando esses processos são feitos pelo novo contador.
Assim que tiver em mãos esse relatório, caso haja dívidas em aberto, quite-as para que não virem uma bola de neve e causem um impacto maior ao seu negócio.
Toda essa investigação tem que ser prestada pelo contador em um prazo de 30 dias. Porém, se você chegou a tal decisão pela quebra de confiança, faça uma averiguação particular ou conte com análise técnica prestado pelo novo contador contratado.
Quando findar esse passo, oficialize a ausência de débitos para que sua empresa esteja protegida nos âmbitos legais. Não se esqueça de recolher documentos, logins e mudar suas senhas.
Formalize o cancelamento
Feito isso, formalize por e-mail ou carta registrada o cancelamento dos serviços efetuados pela contabilidade. Conceda autorização ao seu novo parceiro para que haja uma comunicação com o anterior no intuito do envio das documentações.
Busque uma maneira de dar feedbacks constantes ao seu contador, mas se de fato não foram atendidos e aperfeiçoados, encerre seu vínculo.
Muitas vezes há a possibilidade de o contrato firmado com a contabilidade ter uma cláusula que contém multa rescisória. Se esse for o caso, verifique se vale mesmo a pena encerrar o vínculo naquele momento ou em efetuar o pagamento e quebrar essa relação.
Caso haja, tente negociar para que o encerramento esteja isento da indenização financeira.
Acerte com a nova contabilidade
Feito todo esse processo, finde o acerto com a nova contabilidade, mas busque meios para que essa contratação já se inicie com maior antecedência, como um contrato pré-firmado, por exemplo.
Pesquise sobre essa nova contabilidade para saber se ela atenderá perfeitamente ao seu negócio e de uma forma melhor que a anterior.
Conte com o Mercantil Contabilidade em Brasília
Trocar de contador pode ser um processo incômodo. No entanto, quando a alteração é feita visando o melhor para sua empresa, essa migração tende a gerar resultados positivos para o futuro do seu negócio.
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